淄博：文稿解读|《关于在房屋建筑和市政工程领域推行招标投标项目档案电子化（试行）的通知》解读

为进一步规范房屋建筑和市政工程领域招标投标项目档案管理，提升档案管理的标准化、规范化水平，市住房城乡建设局印发了《关于在房屋建筑和市政工程领域推行招标投标项目档案电子化（试行）的通知》（以下简称《通知》），现将有关政策解读如下。

一、起草背景

近年来，招标投标纸质档案管理模式已无法适应当下数字化监管需求，招标纸质档案数量繁多、归档困难、保存成本高，且存在归档材料漏项、易丢失风险，后期使用时也难以查找，检索效率较低。《通知》的起草是新形势下加强和完善招投标全过程监管的客观要求，能够保障档案安全与完整性，确保资料可追溯、不可篡改，有效促进招标档案管理的现代化、专业化、高效化。

二、起草依据

《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》等。

三、主要内容

《通知》包含3个部分。一是明确《通知》的适用范围；二是明确了电子档案目录、电子档案保存格式等电子档案编制要求；三是明确了档案管理责任主体、归档时限等电子档案管理要求。

（一）适用范围。《通知》适用于我市行政区域内所有依法必须招标的房屋建筑和市政工程项目，包括工程总承包、施工总承包项目，相关设备、材料等货物类项目，勘察、设计、监理等服务类项目。

（二）档案目录。档案目录的编制和管理应贯穿招标投标活动的全过程，包括但不限于招标、投标、开标、评标、定标等环节。本次电子档案目录的制定是以原纸质档案目录为基础，根据实际招标投标工作进行系统化梳理，按照招标投标流程，将档案资料分为书面报告、招投标阶段、开评标阶段、定标阶段、定标材料上传、其他需要存档材料6个部分，共计69项。档案资料的上传分为系统自动提取和招标人（招标代理）上传两种方式，前期已上传公共资源交易中心交易平台的资料或通过电子开评标系统产生的资料，可由系统自动提取，其他在招标投标过程中使用的资料或定标时产生的资料需由招标人（招标代理）手动上传至相应位置，上传方式已在目录中对每项文件逐一予以明确。

（三）保存格式。电子档案应采用通用格式保存，确保长期可读性和可操作性，建议使用PDF、DOC、XLS、JPG等格式，避免使用专用或加密格式。通过系统下载、特殊软件生成的资料，需转换为上述通用格式；情况说明、相关证明等纸质资料，需使用原件扫描件；保存资料时，除有具体要求、固定格式及特殊情况外，应避免使用拍照、截图等图片形式。

（四）责任主体。招标人（或受委托的招标代理机构）是招标投标项目电子档案管理的责任主体，负责档案的收集、整理、归档和保管工作。投标人、评标委员会等相关单位应配合提供必要的档案资料。

（五）归档时限。招标人（招标代理）应在中标通知书发出15个工作日内将招标投标项目的电子档案上传至淄博市公共资源交易平台完成归档，归档时限从发出中标通知书的次日（工作日）开始计算。

四、问题解答

（一）上传资料对于文件名是否有相关要求？

答：电子档案目录中列出的资料，按照目录明确的名称进行命名，其他目录中未提及但需要上传的资料，根据实际情况，按照简洁可读原则进行命名即可。

（二）上传资料是否需要按照目录列出的序号进行编号？

答：不需要。每个项目上传的资料均不相同，系统会根据上传资料情况自动排列编号，招标人（招标代理）只需按照顺序将资料上传至目录中明确的位置即可。

（三）目录中上传方式为“招标人（代理机构）上传（系统完善后可自动提取）”的文件应上传到哪里？

答：目录中明确由招标人（代理机构）上传（系统完善后可自动提取）的资料，需手动上传至淄博市公共资源交易平台“其他需要存档交易材料”位置，待系统完善后可实现自动提取，无需手动上传。

（四）《通知》正式施行后，已完成的项目是否需要上传电子档案？

答：施行之日起所有新项目（还未完成项目注册）按照《通知》要求提交电子档案，已完成项目注册的项目按原定要求报送纸质档案。

（五）资料上传后，是否可以进行修改？

答：已经上传并完成归档的资料，原则上不可以进行修改，如有特殊情况确需修改的，应向行政监督部门和公共资源交易中心提出申请，批准后方可进行修改。各级行政监管部门会通过“双随机、一公开”等方式对电子档案进行监督检查，确保资料的规范性和有效性。

（六）《通知》正式施行后，对于由招标人及代理机构保存的纸质档案有没有新的要求？

答：纸质档案由招标人及代理机构自行保存，无需报送行政监督部门，同时资料整理应参照电子档案目录，并与上传至淄博市公共资源交易平台的电子档案保持一致。

五、施行时间

《通知》印发日期是2025年8月4日，施行日期是2025年9月1日，有效期至2027年8月31日。

原文地址：http://js.zibo.gov.cn/gongkai/channel_c_5f9fa491ab327f36e4c1305d_n_1607419529.822/doc_68a82828a671cb1cd04b5abd.html