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Word中邮件合并怎么使用

别说是使用,很多的朋友,甚至都不知道,Word中有邮件合并这个功能。这个技巧其实很实用,无论是在成绩单还是什么录取通知书的制作中,它都可以发挥很大的作用。

Word中邮件合并怎么使用
邮件合并效果

  下面,以制作学校录取通知书为例,说明在Word2003中具体的制作步骤:

  第一步:单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”,任务窗格·“邮件合并”。

  第二步:在“选择文档类型选项区”中选定“信函”,然后单击“下一步:正在启动文档”。

  第三步:在“选择开始文档”选项区。

  选定“使用当前文档”,然后单击“下一步:选取收件人”,然后单击“创建”。

  第四步:在图5上单击“自定义”,出现下面所示的“自定义地址列表”对话框,在上面修改、删除、添加字段名,然后单击“确定”。

  第五步:在“新建地址列表”对话框,键入所需信息(记录)后,单击“关闭”,打开“保存通讯录”对话框。

  第六步:在“保存通讯录对话框”上,选定路径及文件名后,单击“保存”。

  第七步:单击“邮件合并收件人”对话框上,“确定”。

  第八步:单击“下一步:撰写信函”。

  第九步:在Word中撰写好信函。

  第十步:将光标移至在需要插入处,单击上“撰写信函”选项区中的“其他项目”。

  第十一步:在“插入合并域”对话框上,选定需要插入的域名后,单击“插入”。 提示:每次只能插入一个域。

  第十二步:下一步:预览信函”。

  第十三步:单击“收件人”区域的按钮,可以逐个(在文档中)预览。如无问题,单击“下一步:完成合并”。

  第十四步:在“合并到新文档”对话框上,选定保存的范围,如“全部”后,单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成。

  提示:第四步至第七步的工作,是创建一个Access数据库文件,其中,包含一张名为:“Office_Address_List”的表,表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步,是将该表中的字段域插入文档。生成(打印)邮件时,从该表中调用相应的数据。

  如上所述,这个技巧虽然十分的使用,但是制作起来有点复杂,只有经常要使用的朋友,才能清楚的记住步骤发方法,如果办公需要的话,可以尝试用用。

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作者: web

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