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掌握Excel这3个实用技巧

要说 Excel 在职场中的应用技巧,那真的是多如牛毛,要想很快地全部掌握,并不现实。但是在你工作中经常性用到的,能实实在在解决实际问题的技巧,怎么着也得花点心思弄清楚。

今天,我就来分享 3 个 Excel 在职场中的实用技巧,相信你肯定能用得到。

一列转多列

给你一列姓名,要求排成多列,该怎么办呢?

这种场景往往是单纯打印姓名的情况,为了节约纸张,更好的办法就是将姓名排成很多列。

例如,将下面的一列姓名排成 5 列。

【操作方法】

❶在 D1 单元格输入 B1,向右拖动输入 B1-B5,在第二行 D2 单元格输入 B6,向右拖动输入 B7-B10。

选中 B1-B10 两行,再向下拖动。

掌握 Excel 这 3 个实用技巧

❷选中刚才填充的数据,按 Ctrl+H,在查找内容处输入 B,替换为输入“=B”,点击全部替换。

❸把多余的 0 值删除,复制这些多列姓名,光标定位在需要粘贴姓名的位置,点击【粘贴】→【选择性粘贴】→【值】。

这样做的好处是当原数据被删除时,粘贴的姓名不受影响。

自动加边框

要是边输入数据边增加单元格边框,做起表格来就会方便很多。

【操作方法】

❶选中需要建立表格的几列,点击【条件格式】→【新建规则】→【使用公式确定要设置格式的单元格】,输入公式【=$A1<>""】。

❷点击【格式】,切换到【边框】选项卡,点击【外边框】按钮添加边框,确定。

经过这样的设置后,当第一个单元格中输入内容时,该行内设置了格式的单元格就会自动添加边框,方便吧?

自动记录时间

当单元格内输入内容时,会自动记录时间,不失为一种很好的解决出入库时间的好方法,免去专门填写日期时间的过程。

【操作方法】

❶选中需要记录时间的列,按 Ctrl+1 打开单元格格式对话框,在自定义列表中找到“yyyy/m/d”,意思是显示具体哪一天录入的,如果时间要具体到分,则在这里用“yyyy/m/d h:mm”格式。

掌握 Excel 这 3 个实用技巧

❷依次点击【文件】→【选项】→【公式】→【计算选项】→【工作簿计算】,勾选【启用迭代计算】,最后确定。

掌握 Excel 这 3 个实用技巧

❸在 C2 单元格输入公式:=If(B2="","",if(c2="",Now(),c2)),向下拖动填充。

掌握 Excel 这 3 个实用技巧

总结:这 3 个 Excel 的实用技巧看似有点偏冷,但是能解决工作中大量重复性的操作,如,自动边框、自动记录时间,学会了肯定会让你轻松很多。


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