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3个提高效率的Excel函数

表格 规范网 1个月前 (12-14) 36次浏览 已收录 0个评论 扫描二维码

要说职场工作中最需要的 Excel 函数,我最想推荐的是下面 3 个:Sum 函数、if 函数以及 vlookup+match 函数组合。

一、强大的求和函数

Sum 函数,可以说是 Excel 中最简单最实用的函数之一,人人都会,但却未必每个人都精通。Sum 函数语法非常简单:

=SUM(number1,number2,number3,……)

其参数最多可达 255 个。参数可以是具体的数字,也可以是单元格引用。

关于这个函数,基本用法几乎所有人都会,这里我不多说,这里我只介绍 2 个大家可能不知道但却最经典的用法。

1.Alt+=组合键快速完成多个单元格的求和

3 个提高效率的 Excel 函数

技巧:选中 A1:M42 单元格区域,按下 Ctrl+G 组合键打开定位对话框,单击定位条件,勾选空值,单击确定,这样所有的需要求和的空白单元格都被选中了,这时候按下 Alt+=组合键即可完成求和。

2.利用 SUM 函数一键完成条件求和

不是只有 sumif 函数才可以完成条件求和,其实利用 SUM 照样可以完成条件求和。例如下图中,我们可以利用下面的公式得到玫瑰总的销售数量:

3 个提高效率的 Excel 函数

这两个公式各有千秋,但要说灵活,Sumif 函数远不如 SUM 函数,例如图中的公式删除*c2:c14,我们将得到的是玫瑰的销售笔数。

求玫瑰销售笔数的公式为:{=SUM(–(A2:A14=A2))}

求玫瑰销售数量的公式为:{=SUM((A2:A14=A2)*C2:C14)}

公式解析如下:

通过公式=A2:A14=A2,可以判断 A 列中哪些产品是玫瑰,是则返回 True(参与运算,自动转化为 1),否则返回 FALSE(参与运算时,自动转化为 0)。这个公式后面乘以第三列的销售数量我们就得到品种为“玫瑰”的各项销售量,最后用一个 sum 函数将这些销售数量加起来即可完成任务。

唯一需要注意的是:由于 sum 函数的参数均为数组,因此需要按下 Ctrl+Shift+Enter 快捷键完成公式的输入。

二、简单实用的 IF 函数

if 函数可以说是 Excel 中最简单的逻辑函数之一,其语法如下:

=if(表达式,表达式成立时返回结果 1,表达式不成立时返回结果 2)

例如下图的学生成绩表,如果学生的英语成绩大于 90 分,则为学霸,否则为渣渣。该怎么做呢?一条简单公式即可搞定。

=IF(B2>=90,"学霸","渣渣")

大家注意,当公式出现文本时,务必要英文半角引号引起来。

3 个提高效率的 Excel 函数

if 函数看起来只能解决这种特别简单的判断问题,事实真是这样吗?事实上,if 函数比我们想象得要强大得多。如果要充分发挥 if 函数的魅力,除了与其他函数嵌套使用外,就是其本身的嵌套都能帮我们解决非常大的问题。还是以上图为例,不过我的要求变了,我希望当分数小于 60 时,Excel 返回不及格,60—70 时返回及格,70-80 时返回中,80-90 时返回良,大于等于 90 时返回优。同样可以一条 if 公式搞定:

=IF(B2>=90,"优",IF(B2>=80,"良",IF(B2>=70,"中",IF(B2>=60,"及格","不及格"))))

3 个提高效率的 Excel 函数

三、被称为大众情人的 Vlookup 函数

无数职场人士就是因为接触到 Vlookup 函数才真正对 Excel 感兴趣的,当然我也不例外。Vlookup 函数语法如下:

=vlookup(查找什么,在哪里找,找到的结果在哪一列,精确地找还是差不多就行)

例如下图,我们如何才能做到:当我们在 G6 输入姓名,H 列对应位置为自动显示当前姓名的总分?

3 个提高效率的 Excel 函数

方法非常简单:在 H6 中输入下列的公式即可:

=VLOOKUP(G6,$B$6:$E$10,4,0)

这就相当于我们用 G6 单元格姓名到 B6:E10 中去查找,得到的结果是 B6 单元格,然后我们要的是原始分,原始分位于 B6:E10 区域中从左往右数的第 4 列,因此第三参数为 4,我们要找到汪梅这个姓名才会返回她的总分,找不到则不返回,因此最后一个参数为 0(表示精确查找)。

以上是 Vlookup 函数最最基础简单的应用。下面我将介绍最为经典实用的 Vlookup+Match 函数组合。

如下图所示,我们如何通过 B2 单元格的客户编码快速返回所有空白单元格应填入的信息呢?

3 个提高效率的 Excel 函数

很显然,我们如果还像刚才那样写公式效率肯定是很慢的,得一个一个去修改 vlookup 函数的第三参数。这还不如用 Ctrl+F 去查找来得快呢。那么要如何做才能不用一个一个修改 vlookup 函数的第 3 参数呢?我们可以使用 match 函数来帮忙。我们利用 match 函数来决定我们要返回哪一列的值:

=match(C2,$J$1:$R$1,0)

然后再将上述公式嵌套进 vlookup 函数中去:

=vlookup($B$2,$J$2:$R$13,match(C2,$J$1:$R$1,0),0)

该如何批量录入上述公式呢,总不能一个一个 copy 进去吧。请看下面的操作:

3 个提高效率的 Excel 函数

技巧:选中 B2:G5,按 F5 打开定位对话框,单击定位条件,选择空值,单击确定,编辑栏粘贴公式,Ctrl+enter 一键完成公式批量输入。


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